مقدمه؛ منظور از ثبت شخصیت حقوقی و شرکت های تجاری چیست؟
ثبت شرکت یکی از اقدامات اصلی، جهت تشکیل و اداره شرکت های بازرگانی است. از سال 1310 تا کنون، کلیه شرکت های ایرانی، ملزم به رعایت مقررات ثبت در مورد شرکت ها می باشند. طبق ماده 2 قانون ثبت شرکت ها، نام کلیه شرکت های ایرانی باید در سازمان اسناد و املاک کشور ثبت گردد. اگر شرکتی بدون ثبت شدن، به فعالیت تجاری بپردازد، علاوه بر این که به مجازات نقدی محکوم می گردد، هر ذینفع می تواند انحلال آن را از محاکم دادگستری تقاضا کند. ثبت شرکت اتباع خارجی در ایران نیز به موجب ماده 3 قانون مذکور پیش بینی گردیده است. طبق این ماده شرکت های تجاری خارجی در صورتی می توانند در ایران به امور تجارتی بپردازند که وجود آنها در کشور متبوعشان قانونی بوده و در سازمان ثبت اسناد و املاک تهران به ثبت برسند.
در حال حاضر ثبت شرکت در ایران، به دو شیوه حضوری و غیر حضوری صورت می گیرد. شیوه حضوری ثبت شرکت مستلزم مراجعه به دایره ثبت شرکتها در هر شهرستان و ارائه مدارک مورد نیاز است. در شیوه غیر حضوری ثبت شرکت، نیازی به مراجعه به اداره یا سازمان خاصی نیست. در شیوه غیر حضوری با در دسترس داشتن یک سیستم هوشمند (رایانه، تلفن هوشمند و …) با ورود به سامانه اینترنتی ثبت شرکت ها، نسبت به تکمیل اظهارنامه، بارگذاری مدارک و دیگر مراحل ثبت شرکت اقدام نمود. سامانه اینترنتی ثبت شرکت ها توسط سازمان اسناد و املاک کشور اداره می شود و هم اکنون با نشانی irsherkat.ssaa.ir در دسترس است. در نوشتار حاضر نخست به بررسی برخی نکات قانونی در خصوص ضرورت و شرایط ثبت شرکت، مطابق با قوانین و آیین نامه های موجود می پردازیم. سپس به بیان مراحل ثبت شرکت به صورت حضوری و غیر حضوری و همچنین مدارک مورد نیاز برای ثبت شرکت می پردازیم.
نکات قانونی در مورد ثبت نمودن شرکت های تجاری
به موجب قانون تجارت ایران بسیاری از اقدامات شرکت های تجارتی می بایست به ثبت برسند. اساسنامه شرکت، تغییرات در افراد دارای حق امضا، تعیین بازرسان، کاهش و افزایش سرمایه برخی از اعمالی هستند که مطابق با مواد مختلف قانون تجارت، مدیران یک شرکت موظفند نسبت به ثبت آن در اداره ثبتاقدام نمایند. چنانچه مدیر عامل یا هیات مدیره یک شرکت تجاری مثل شرکت سهامی عام از انجام وظایف قانونی خویش در ارتباط با ثبت شرکت خودداری نمایند، به جزای نقدی و در برخی موارد حبس محکوم می شوند. ضرورت ثبت شرکت و تغییرات مالی و غیر مالی آن، اهمیت زیادی در تشخیص نحوه مسئولیت هر یک از شرکای شرکت دارد.
علاوه بر این امروزه برای بسیاری از ویژگی های شخصیت حقوقی شرکت مثل اسم یا علامت تجاری آن، ارزش اقتصادی و حقوق رقابتی وجود دارد. در نتیجه ثبت شرکت حقوق مادی و معنوی شرکای آن را در برابر اشخاص ثالث و رقبا حفظ می کند. بر همین اساس قانون ثبت اختراعات، طرح های صنعتی و علائم تجاری در سال 1386 به تصویب مجلس شورای اسلامی رسید.
طبق ماده 9 قانون ثبت اختراعات، طرح های صنعتی و علائم تجاری ثبت نام و علامت های تجاری می بایست در اداره مالکیت صنعتی صورت گیرد. البته باید در نظر داشت که ثبت علائم تجاری و طرح های صنعتی نیز مانند ثبت شرکت ها به صورت غیر حضوری نیز ممکن گردیده است. برای این کار کافیست به درگاه اینترنتی اداره مالکیت صنعتی به نشانی iripo.ssaa.i ورود پیدا کنید.
ثبت شرکت به شیوه حضوری
برای ثبت شرکت به صورت حضوری، می بایست به اداره ثبت شرکت های محلی که مرکز شرکت در آن قرار دارد مراجعه کرد. برای این کار نخست باید اظهارنامه ثبت شرکت را تکمیل نمود. مواردی که در اظهارنامه قید می گردد از قرار زیر است:
- اسم، نوع شرکت (سهامی، تضامنی، با مسئولیت محدود، نسبی، تعاونی و…)، نشانی و راه های ارتباطی شرکت.
- طرح اساسنامه شرکت. اساسنامه سند تشکیل شرکت است و در آن حدود وظایف و مسئولیت های هر یک از ارکان شرکت مثل هیات مدیره یا مجمع عمومی سالیانه قید شده است.
- طرح اعلامیه پذیره نویسی شرکت. در صورتی که شرکتی که می خواهد به ثبت برسد شرکت سهامی عام باشد، علاوه بر طرح اساسنامه باید طرح اعلامیه پذیره نویسی شرکت نیز به انضمام اظهارنامه ثبت به اداره ثبت باید به اداره ثبت تحویل گردد.
- نام و مشخصات موسسین شرکت، نیز باید در اظهارنامه ثبتقید گردد. منظور از موسسین نخستین کسانی هستند که با توافق همدیگر نسبت به راه اندازی یک شرکت تجاری اقدام می کنند و طرح اساسنامه را می نویسند.
- ثبت شرکت در سازمان ثبت اسناد و املاک مستلزم پرداخت هزینه ثبت شرکت یا حق الثبت می باشد. این کار به صورت ابطال تمبر صورت می پذیرد.
- همچنین کلیه مدارک هویتی از قبیل کارت ملی و … موسسین شرکت باید ضمیمه اظهارنامه و اساسنامه شود.
پس از تکمیل اظهارنامه ثبت شرکت و تحویل آن به کارمند اداره ثبت شرکت ها، مدارک تحویل داده شده توسط کارشناس اداره ثبت مورد بررسی قرار می گیرد. در صورتی که مدارک کامل باشد، اداره ثبت شرکت ها اجازه چاپ آگهی ثبت شرکت در روزنامه کثیرالانتشار را صادر نموده و فرایند ثبت شرکت ادامه پیدا می کند.
ثبت شرکت به شیوه غیر حضوری
ثبت شرکت اینترنتی نیز یکی دیگر از شیوه های ثبت شرکت است، که به تازگی در دسترس متقاضیان قرار گرفته است. این روش با مراجعه به درگاه اینترنتی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور صورت می گیرد. برای ثبت شرکت اینترنتی می بایست اظهارنامه به صورت آنلاین تکمیل گردیده و مدارک مورد نیاز اسکن و در سایت اداره ثبت بارگذاری گردد.
برای ثبت شرکت در شیوه غیر حضوری پس از تکمیل اظهارنامه، مدارک بارگذاری شده مورد بررسی قرار گرفته و در صورتی که مغایرتی با مقررات قانونی نداشته باشد، جواز اعلام و انتشار آگهی ثبت شرکت در روزنامه کثیرالانتشار صادر می شود. چنانچه در این خصوص هر کدام از مقررات قانونی مندرج در قانون تجارت، قانون ثبت شرکت ها و قانون ثبت اختراعات رعایت نشده باشد، به متقاضی مهلت مناسب برای تکمیل مدارک داده می شود. در صورتی که در مهلت اعلام شده متقاضی نسبت به این امر اقدام نکند، در خواست او از دستور رسیدگی خارج شده و رد می گردد.
مروری بر انواع شرکت های تجاری
مطابق با ماده 20 قانون تجارت، اقسام شرکت های تجاری در هفت نوع زیر است:
- شرکت سهامی
- شرکت با مسئولیت محدود
- شرکت تضامنی
- شرکت مختلط غیر سهامی
- شرکت مختلط سهامی
- شرکت نسبی
- شرکت تعاونی تولید و مصرف
شرکت سهامی شرکتی است که سرمایه آن به قطعه های کوچکی تحت عنوان سهم، تقسیم شده است. مطابق با قوانین جاری ایران، شرکت های سهامی به دو گروه سهامی عام و سهامی خاص تقسیم می شوند. در شرکت سهامی عام موسسین شرکت بخشی از سرمایه شرکت را (حداقل 35 درصد) در حین تاسیس شرکت تادیه می کنند. مابقی سرمایه شرکت سهامی عام در طی عملیات پذیره نویسی و توسط پذیره نویسان و با خرید سهم صورت می گیرد. در شرکت های سهامی ممکن است سهام ممتاز وجود داشته باشد. منظور از سهام ممتاز سهامی است که برای دارندگان آن حقوق ویژه ای مثل حق تقدم در نظر گرفته شده است.
یکی از موضوعات مهم در مورد شرکت های سهامی این است که اصولاً سرمایه این شرکت ها نباید از میزان خاصی که در اساسنامه شرکت قید شده است کمتر شود. بنابراین مطابق با قانون تجارت در صورتی که سرمایه شرکت سهامی از میزان معینی کاهش یابد، شرکا باید نسبت به افزایش سرمایه تا حداقل مورد نیاز قانونی اقدام نمایند. در چنین شرایطی اگر شرکا از تشکیل مجمع عمومی برای افزایش یا کاهش سرمایه خودداری کنند، هر ذینفع می تواند از دادگاه صلاحیت دار، انحلال شرکت سهامی مورد نظر را تقاضا نماید. در شرکت های سهامی مسئولیت شرکای شرکت نهایتاً به اندازه مبلغ اسمی سهامی که دارد، می باشد.
ثبت شرکت با مسئولیت محدود
شرکت با مسئولیت محدود، نیز یکی دیگر از انواع شرکت های تجاری می باشد. برای ثبت کردن شرکت با مسئولیت محدود نیز مثل دیگر شرکت های تجاری، می توان به دو شیوه حضوری و غیر حضوری اقدام نمود. البته باید در نظر داشته که حدود مسئولیت هر یک از شرکا در شرکت با مسئولیت محدود، محدود به میزان آورده ای است که هر شریک با آن سرمایه گذاری کرده است. در مقابل شرکت با مسئولیت محدود شرکت تضامنی است، که در آن هر یک از شرکای شرکت در قبال تمام بدهکاری های شرکت مسئولیت تضامنی دارد. برای ثبت شرکت با مسئولیت محدود به شیوه حضوری می بایست با همراه داشتن مدارک مورد نیاز از جمله طرح اساسنامه به اداره ثبت شرکت ها مراجعه نمود.
ثبت شرکت با مسئولیت محدود علاوه بر شیوه حضوری، با شیوه غیر حضوری نیز امکان پذیر است. در شیوه غیر حضوری ثبت شرکت با مسئولیت محدود می بایست به سامانه اینترنتی سازمان ثبت اسناد و املاک وارد شد. در این شیوه ثبت با تکمیل اظهارنامه اینترنتی صورت می گیرد. از جمله الزامات قانونی در خصوصی شرکت با مسئولیت محدود می توان به این اشاره کرد که انتقال سهم هر یک از شرکا در این نوع از شرکت، منوط به موافقت همه شرکای دیگر است. این در حالی است که معمولاً در سایر شرکت های تجاری برای انتقال سهم، نیازی به موافقت دیگر شرکا نیست.
ثبت شرکت بدون دفتر
از لحاظ قانونی نیازی به داشتن دفتر، برای ثبت شرکت تجاری نیست. بسیاری از شرکت های تجاری به صورت اینترنتی فعالیت داشته و حتی ساختمان یا مقر خاصی ندارند. در میان مقررات قانون تجارت نیز لزومی برای وجود دفتر برای ثبت شرکت های تجاری دیده نمی شود. ولیکن در هر صورت موسسین و شرکای شرکت می بایست یک نشانی برای شرکت در سازمان ثبت اسناد و املاک معرفی کنند. معرفی نشانی برای شرکت از این جهت حائز اهمیت است که بسیاری از مقررات قانونی در مورد تشکیل جلسات مجمع عمومی، ارسال اظهارنامه و سایر ابلاغیه های قانونی و … وجود دارد که باید در محل معینی که به عنوان مرکز شرکت به سازمان ثبت اسناد و املاک معرفی می شود، انجام گیرند. در نتیجه برای ثبت انواع شرکت ها، چنانچه بنا یا ساختمان خاصی به عنوان مرکز شرکت در نظر شرکا نباشد، در هر حال می بایست محلی را به عنوان مرکز شرکت برا ابلاغات قانونی و … فراهم کنند.
هرچند اغلب شرکت های تجاری محلی را تحت عنوان تجارتخانه، مرکز، حجره و … به عنوان مرکز امور خود در نظر میگیرند، با این وجود ثبت شرکت بدون دفتر نیز منع قانونی ندارد. به طور کلی شرکت های تجاری فعالیت های گسترده ای را انجام می دهند، که با توجه به اساسنامه شرکت ممکن است این اقدامات به صورت بیرونی نبوده و نیازی به وجود دفتر نداشته باشند. بسیاری از شرکت های اینترنتی و استارباکس های بدون داشتن دفتر معینی در حال ارائه خدمات گوناگون هستند. در هر حال به عنوان یکی از اطلاعات مورد نیاز برای سازمان ثبت اسناد و املاک، موسسین می بایست نشانی مشخصی را به عنوان مرکز امور شرکت به عنوان یک شخصیت حقوقی به سازمان ثبت اسناد و املاک معرفی کنند. به عبارت دیگر محل مزبور، محل اقامت شرکت ثبت شده به شمار می رود.
هزینه ثبت شرکت
ثبت شرکت در هر دو شیوه حضوری و غیر حضوری مستلزم پرداخت هزینه ای به عنوان حق الثبت به دولت است. میزان هزینه ثبت شرکت مطابق با تعرفه ای تعیین می گردد که قوه قضائیه به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک تصویب نموده است. میزان حق الثبت متغیر بوده و با توجه به موضوعی که ثبت می شود، تعیین می گردد. یکی از موضوعاتی که در تعیین حق الثبت موثر است، میزان سرمایه شرکت مورد تاسیس است. هر چه میزان سرمایه شرکت بیشتر باشد، حق الثبت آن نیز بیشتر خواهد بود.
هزینه برای ثبت نمودن شرکت نه تنها در مورد شرکت های تازه تاسیس دریافت می گردد، بلکه در مورد تغییراتی که در اساسنامه شرکت های موجود ایجاد می شود نیز، حق ثبت دریافت می گردد. بنابراین همانطور که مورد اشاره قرار گرفت، در مورد کاهش یا افزایش سرمایه، انتخاب مدیر عامل و اعضای هیات مدیره، تغییر افراد دارای حق امضا و … نیز حق الثبت دریافت می گردد.